Contexte

L’Union Européenne, à travers son nouvel instrument de financement NDICI, en français Instrument de Voisinage, de Coopération au Développement et de Coopération Internationale (IVCDCI), a initié depuis 2022, en République Démocratique du Congo, un nouvel appui au développement dans sept provinces du pays, en collaboration avec plusieurs partenaires techniques et financiers (PTF), dont Malteser International (MI).

Dans ce cadre, Malteser International a de nouveau été désignée par le MSPHP pour la mise en œuvre du projet « Unis pour la Santé » (PROSA 3) dans trois provinces du pays : l’Ituri (5 zones de santé), le Haut-Uélé (3 zones de santé) et le Kasaï Central (5 zones de santé).

Dans cette deuxième subvention NDICI/IVCDCI, PROSA 3 poursuit les objectifs suivants :

• OS1 : améliorer l’accès aux soins de santé ;
• OS2 : renforcer l’appui institutionnel ;
• OS3 : améliorer la qualité des soins, en s’appuyant sur les différents piliers du système de santé, notamment les équipements et les outils de gestion sanitaire.

Parmi les activités prévues dans le cadre de l’OS3 figure la digitalisation du dossier médical des patients dans la province du Kasaï Central. En vue de couvrir progressivement les cinq HGR ciblés, l’activité pilote a été réalisée au sein de l’HGR TSHIBALA en août 2025 par l’équipe d’experts de la DEP. Cette intervention a consisté à installer l’architecture réseau, déployer différents équipements informatiques, installer le logiciel Data Clinic de gestion collaborative des dossiers médicaux, puis former les prestataires de soins de l’HGR ainsi que les équipes du BCZ, de la DPS, de MI et de l’EUP FASS à l’utilisation du logiciel et à la maintenance de l’architecture réseau et des équipements.

Deux mois après l’implémentation du logiciel Data Clinic, alors que les prestataires se familiarisaient progressivement avec le nouvel outil, une forte pluie s’est abattue sur la zone. La foudre a détruit trois ordinateurs répartis dans trois départements différents et endommagé plusieurs composantes du système, perturbant gravement l’interconnexion entre les services et entraînant d’importantes difficultés d’accès à Data Clinic.

Par ailleurs, l’ordinateur serveur a également été privé temporairement de source d’alimentation à la suite d’une panne du système solaire du bâtiment qui l’abritait. Une solution provisoire a été trouvée en le reconnectant à la source d’énergie du système GeneXpert.

En réponse à cette situation, Malteser International a procédé à l’acquisition de trois ordinateurs portables destinés à remplacer les ordinateurs de bureau détruits, de huit routeurs ainsi que de deux rouleaux de câbles Ethernet RJ45 afin d’améliorer la connectivité interservices. Un système de protection contre la foudre a également été installé. Enfin, les experts de la DEP ayant initialement déployé le système ont été sollicités pour assurer la réparation de l’infrastructure, la remise en service du réseau et le recyclage des utilisateurs de l’HGR.

Le présent article décrit les activités relatives à la restauration du système Data Clinic au sein de l’HGR TSHIBALA, notamment le remplacement des équipements endommagés, la remise en service du réseau Ethernet et Wi-Fi, la mise à jour du logiciel ainsi que le recyclage des utilisateurs.

Déroulement de la mission

Jour 1 : Réparation de l’architecture réseau Data Clinic

Les experts ont réalisé un état des lieux général du réseau intranet câblé, sans fil et les différents technologie serveur installées dans l’ordinateur central (Serveur) de l’hôpital. Le constat principal est que certains équipements ou dispositifs du réseau était fonctionnel comme le câblé FTP cat 6 et les répéteurs réseau sans fil.

Toutefois, la foudre avait endommagé deux équipements réseau capital (le routeur principal et un switch de 16 ports), provoquant l’inaccessibilité réseau tant câblé et sans fil générale qui implique également que le logiciel Data Clinic dans l’ensemble des services était inaccessibilité.

Parallèlement, les experts ont procédé à la vérification de l’état de l’ordinateur serveur et ont conclu qu’il était en très bon état de fonctionnement.

Les interventions immédiates ont consisté à remplacer et configurer le routeur principal et le switch (distribution central), ce qui a permis de rétablir immédiatement l’accès à Data Clinic dans plusieurs services.

Pour renforcer le réseau intranet, cinq routeurs ont également été configurés en mode pont afin de remplacer les répéteurs Wi-Fi dans les services de Pédiatrie, Médecine interne, Urgences, Maternité et Chirurgie.

Jour 2 : Début formation, constats et feedbacks sur Data Clinic

Les experts ont débuté la formation en présentant d’abord un état de la situation générale sur l’état du réseau câblé, sans fil, des équipements informatiques (ordinateurs et tablettes) ainsi que des réparations effectuées.

Des échanges ont ensuite eu lieu avec les prestataires de soins afin de recueillir les difficultés rencontrées dans l’utilisation du système, ainsi que leurs suggestions et propositions d’amélioration.

La séance s’est poursuivie par la présentation de la version 4 de Data Clinic, qui inclut de nombreuses nouvelles fonctionnalités ainsi qu’une amélioration des performances.

Au moins 22 prestataires de soins de santé, notamment des médecins, infirmiers, techniciens de laboratoire et d’imagerie, ainsi que 4 agents administratifs présents (secrétaire de direction, logisticien, caissier/facturier et comptable).

Jour 3 : Poursuite de la formation sur la version 4 de Data Clinic

La séance a débuté par la création des comptes utilisateurs ainsi que par une démonstration de l’utilisation du logiciel en tant que super administrateur, afin de permettre à tous les prestataires de comprendre globalement le fonctionnement du logiciel ainsi que l’ensemble des fonctionnalités intégrées, avant d’assumer leurs rôles respectifs. Le rôle de super administrateur donne à l’utilisateur accès à toutes les fonctionnalités de gestion ainsi qu’à l’ensemble des informations des patients.

La formation a ensuite porté sur la gestion des dossiers médicaux dans Data Clinic, notamment :

• Les épisodes de maladie ;
• Les signes vitaux et mesures anthropométriques ;
• Les examens cliniques (plaintes, histoire de la maladie, antécédents, compléments d’anamnèse, etc.) ;
• Les diagnostics ;
• Les examens paracliniques (examens de laboratoire et d’imagerie) ;
• L’orientation des patients ;
• Les traitements et prescriptions médicales

Jour 4 : Fin de la formation et simulation de l’HGR TSHIBALA

La formation a porté sur les sections restantes du dossier médical, notamment les instructions médicales, les actes et interventions, le suivi médical et infirmier, la facturation ainsi que la clôture de l’épisode de maladie. Elle a également couvert la consultation des rapports dans Data Clinic (registres, patients, pharmacie, laboratoire, imagerie, caisse/facturation et services), ainsi que la gestion et le paramétrage des utilisateurs, des produits pharmaceutiques et intrants, des examens de laboratoire et d’imagerie, des services, des locaux et de leurs lits.

Pour clôturer la partie théorique, les experts ont insisté sur la gestion des tâches dans le logiciel. Les tâches apparaissent automatiquement aux utilisateurs et indiquent les opérations ainsi que les informations attendues de leur part. Par exemple : consultations en attente, examens de laboratoire en attente de résultats, produits pharmaceutiques en attente de distribution, etc.

Une simulation du circuit du patient à l’HGR Tshibala a également été réalisée en salle afin de mettre en pratique les notions abordées au cours des différentes sessions de formation.

Pour clôturer la formation, les experts ont rappelé les mesures à prendre pour prévenir les pannes de réseau, ainsi que les vérifications à effectuer ou les personnes à contacter en cas d’inaccessibilité au système. Le secrétaire de direction a été désigné comme point focal chargé d’assurer le suivi quotidien du fonctionnement du système et de signaler tout problème aux experts.

Jour 5 : Vérification et assistance poste à poste

Les experts ont procédé à la vérification du système dans tous les services afin de s’assurer du bon fonctionnement de l’ensemble du dispositif, et ont accompagné les prestataires dans les tests et l’accès à leurs comptes utilisateurs dans Data Clinic.